Cách viết prompt cho công việc văn phòng – Công thức 4 phần dễ nhớ
Prompt AI
AI trả lời chung chung thường vì đề bài chung chung. Thêm bốn phần dưới đây, kết quả thay đổi rõ rệt.
Công thức 4 phần
- Vai trò. Bạn muốn AI đóng vai ai? Ví dụ: nhân viên chăm sóc khách hàng của một cửa hàng nội thất.
- Bối cảnh. Tình huống là gì, người nhận là ai, có tài liệu nào cần bám theo?
- Yêu cầu. Việc cụ thể cần làm, kèm điều cần tránh.
- Định dạng. Độ dài, giọng văn, dạng trình bày (gạch đầu dòng, bảng, email).
Ví dụ
Đề bài yếu: “Viết email xin lỗi khách.”
Đề bài tốt: “Bạn là nhân viên chăm sóc khách hàng của một cửa hàng nội thất. Khách đặt bàn làm việc, hàng giao chậm 5 ngày so với hẹn do nhà cung cấp trễ. Viết email xin lỗi, nêu ngày giao mới là thứ Sáu tuần này và tặng mã miễn phí vận chuyển cho đơn sau. Giọng chân thành, không vòng vo, dưới 120 chữ.”
Ba mẹo thêm
- Đưa ví dụ mẫu. Dán một email bạn từng viết để AI bắt chước giọng văn.
- Yêu cầu hỏi lại. Thêm câu “Nếu thiếu thông tin, hãy hỏi tôi trước khi viết”.
- Chỉnh từng bước. Nhận bản nháp rồi yêu cầu sửa cụ thể: ngắn hơn, bớt trang trọng, thêm số liệu.
Luôn kiểm tra lại
AI có thể viết sai số liệu, ngày tháng, tên riêng. Đọc lại trước khi gửi, nhất là nội dung gửi cho khách hàng.